Gobierno nacional expide reglamentación sobre el trabajo remoto

La Ley 2121 de 2021 definió el trabajo remoto como una forma de ejecución del contrato de trabajo en la cual toda la relación laboral se debe realizar de manera remota mediante la utilización de tecnologías de la información y las telecomunicaciones u otro medio o mecanismo, donde el empleador y el trabajador no interactúan físicamente a lo largo de la vinculación contractual.

En ese sentido y dado que la precitada norma dispone que los lineamientos para la estructuración y desarrollo de esta modalidad de trabajo debían ser regulados a través de una política pública, como se dijo, el Ministerio del Trabajo expidió el pasado 9 de abril de 2022 el Decreto 555.

En primera medida, se precisó que el contrato de trabajo remoto debe contener, como mínimo, las siguientes cláusulas:

(i) Funciones del trabajador;

(ii) Condiciones físicas del puesto de trabajo;

(iii) Relación de los elementos de trabajo que se entregarán, dentro de los que se incluyen las herramientas tecnológicas, instrumentos, equipos, conexiones y programas; sin embargo, las partes podrán de mutuo acuerdo pactar un valor mensual de compensación por el uso de herramientas de trabajo de propiedad del trabajador;

(iv) El costo del auxilio que compensará el costo de los servicios de energía e internet y/o telefonía, el cual no puede ser inferior al valor del auxilio de transporte definido por el Gobierno;

(v) la responsabilidad en cuanto a la custodia de los elementos y el procedimiento de entrega y devolución;

(vi) Las medidas de seguridad informática; y,

(vii) las circunstancias excepcionales en que se podrá requerir al trabajador para que concurra al centro de trabajo.  

En este último ítem, hay que destacar que el Decreto dispone que se pueden incluir actividades recreativas y de bienestar, sobre lo que debe rememorarse que el artículo 16 de la Ley 2121 de 2021 precisó que el empleador solo podrá requerir al trabajador remoto de manera excepcional a sus instalaciones, siendo procedente solo en los siguientes casos: a) verificación de los estándares y requisitos que deben cumplir las herramientas y equipos de trabajo; b) para la instalaciones o actualización manual en los equipos de softwares, programas, aplicaciones o plataformas; c) para la realización de una diligencia de descargos. Así mismo, esta Ley señaló que, para los temas de salud ocupacional, también podrá requerirse la presencialidad del trabajador remoto.       

Por otra parte, el Decreto reguló las obligaciones del empleador, las cuales en síntesis son las siguientes:

1. Allegar a la ARL copia del contrato de trabajo y diligencias el formulario adoptado para los efectos;
2. Informar a la ARL el lugar elegido para la prestación del servicio, así como cualquier cambio de trabajo (Se debe indicar la jornada semanal, la clase de riesgo que corresponde a las labores ejecutadas y la clase de riesgo correspondiente a la empresa o centro de trabajo. El cambio de lugar de trabajo o domicilio del trabajador debe ser concertado con el empleador);
3. Incluir el trabajo remoto en la metodología para la identificación, evaluación, valoración y control de peligros y riesgos de la empresa, adoptando las acciones necesarias según el Plan de Trabajo anual del SGSST;
4. Dar a conocer a los trabajadores los mecanismos de comunicación para reportar cualquier novedad e instruir a los trabajadores sobre el reporte de accidentes o enfermedades laborales;
5. Suministrar equipos de trabajo seguros y medios de protección adecuados y garantizar que los trabajadores reciban formación e información sobre los riesgos derivados y su prevención;
6. Entregar al trabajador remoto copia del contrato de la política de SST;
7. Verificar de forma virtual las condiciones de higiene y seguridad industrial del puesto de trabajo con la asesoría de la ARL;
8. Realizar las acciones y programas para la protección y respeto de la dignidad humana del trabajador remoto, la igualdad de trato y el derecho a la intimidad y privacidad;
9. Garantizar el derecho a la desconexión laboral, de acuerdo con la Ley 2191 de 2022;
10. Incluir el puesto de trabajo en los planes y programas del SGSST;
11. Ordenar la realización de las evaluaciones médicas ocupaciones de ingreso, periódicas, retiro y post incapacidad (Las evaluaciones médicas podrás ser realizadas por telemedicina conforme a lo establecido en la Ley 1419 de 2010 y la Resolución 2654 de 2019).

En cuanto a las obligaciones del trabajador remoto, la norma precisó:

1. Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la empresa, el COPASST o el vigía ocupacional, así como aquellas establecidas por la ARL;
2. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del SGSST;
3. Utilizar los elementos de protección personal;
4. Procurar el cuidado integral de su salud e informar al empleador sobre cualquier cambio en el estado de salud que afecte o pueda afectar su capacidad para trabajar;
5. Participar en la prevención de riesgos laborales, reportar accidentes y enfermedades de trabajo, incidentes e incapacidades;
6. Cumplir con las normas y atender las recomendaciones del empleador y la ARL;
7. Atender las instrucciones respecto de seguridad informática;
8. Suministrar información veraz sobre el lugar de trabajo, así como cualquier cambio;
9. Restituir los equipos y herramientas entregadas por el empleador para el desempeño de sus labores, en el estado en que fueron recibidos, salvo el deterioro por el uso normal.

Respecto de las ARL, la norma precisó que éstas deben establecer una guía para la prevención y actuación en situaciones de riesgo del trabajo remoto y suministrarla tanto al trabajador como al empleador; incluir el trabajo remoto en sus actividades de prevención y promoción y suministrar al trabajador y empleador el soporte sobre pausas activas virtuales; establecer un programa para asesorar y capacitar sobre la correcta postura y ubicación de las herramientas de trabajo; acompañar a los empleadores en la verificación de las condiciones de trabajo; e implementar y publicar el formato de afiliación al sistema de riesgos laborales para el trabajo remoto, con la descripción de actividades que ejecutará el trabajador remoto, el lugar en el cual se desarrollarán, el horario, la clase de riesgo que corresponde a las labores ejecutadas y la clase de riesgo correspondiente a la empresa o centro de trabajo.

Ahora y en cuanto al horario de trabajo, el Decreto previó que el empleador y el trabajador, de mutuo acuerdo, podrán acordar la posibilidad de desarrollar la labor contratado a través de horarios flexibles, siempre que se de cumplimiento a la jornada semanal. El empleador podrá implementar mecanismos propios de las tecnologías de la información para determinar el cumplimiento de la jornada semanal y proteger el derecho a la desconexión laboral.

Además, de mutuo acuerdo, las partes podrán acordar horarios “compatibles” en los eventos en que el trabajador acredite ser el cuidador único de menores de 14 años, personas con discapacidad o adultos mayores en primer grado de consanguinidad que convivan con el trabajador remoto.

Por otra parte, y para la implementación de esta modalidad de trabajo, el Decreto dispuso que las empresas deberán contar con un procedimiento tendiente a proteger los derechos y garantías, el derecho a la desconexión laboral y garantizar el uso adecuado de las TIC, eliminando elementos y barreras que puedan generar alguna limitación al trabajo remoto.

Finalmente, vale la pena rememorar que el trabajo remoto difiere del teletrabajo contemplado en la Ley 1221 de 2008 y el Decreto 884 de 2012, así como del trabajo en casa regulado por la Ley 2088 de 2021.