Las normas laborales por su contenido intrínsecamente social, su carácter de orden público y la intensidad con la que impactan las actividades económicas, se encuentran en el primer orden de importancia en la planeación estratégica de las compañías.
En el universo de las normas del trabajo se encuentran las que regulan las obligaciones y derechos que gobiernan la relación entre empleador y el trabajador, los aspectos en materia de Seguridad Social, los derechos colectivos e, inclusive, situaciones de carácter tributario.
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio por parte de las empresas, so pena de que se vean expuestas no solo a eventuales condenas emitidas por jueces laborales sino sanciones por parte de distintas autoridades administrativas como el Ministerio del Trabajo, el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA y la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales -UGPP.
Por lo anterior es importante que las Compañías dispongan de mecanismos de autocontrol y prevención que permitan verificar el adecuado cumplimiento de esta normatividad.
Como parte de estos mecanismos preventivos se encuentran las auditorías laborales, las cuales además de garantizar el control de legalidad y la comprobación la gestión empresarial, también permiten un mayor número de actuaciones de vigilancia y control internas.
En Álvarez Liévano Laserna deseamos profundizar en el tema, razón por la cual María Lucía Laserna, Directora del Departamento de Auditoría de la Firma, Magister en Relaciones Laborales en la Escuela de Relaciones Laborales e Industriales en la Universidad de Cornell (EE. UU.) y asesora en derecho laboral individual, procedimientos internos y Seguridad Social, nos contará a continuación acerca de las principales herramientas utilizadas en la auditoría laboral.
Guía del contrato de trabajo y el derecho laboral, todo lo que debes saber.
¿Qué es una auditoría laboral?
La auditoría laboral consiste en una revisión general interna y externa de una compañía que tiene el objetivo de determinar cómo se encuentra ésta en términos de cumplimiento de la normativa laboral y de Seguridad Social en Colombia.
En Álvarez Liévano Laserna realizamos una recolección de información y con base en ella definimos hasta qué punto la empresa está cumpliendo con la normatividad laboral, en qué aspectos existen oportunidades de mejora y eventuales riesgos que puedan existir al interior de la compañía.
Dentro de la auditoría laboral verificamos tanto aspectos laborales y aspectos específicos de la organización. Es decir, de manera general revisamos todas las normas laborales en lo que tiene que ver con esquema de contratación, tercerización, jornada laboral, sistemas de compensación, contratación de extranjeros, entre otras. Pero además miramos de manera especial las particularidades de la empresa verificando la existencia y aplicación de acuerdos colectivos, esquemas de remuneración flexible o variables, incentivos salariales, bonos no salariales, entre otros.
Realizamos los procesos a la medida de los clientes, de modo entonces que la auditoría laboral es la oportunidad de lograr aterrizar las necesidad y oportunidades específicas de la empresa, en relación con el cumplimiento de la normatividad laboral.
¿Cuál es el objetivo de la auditoría laboral?
Como asesores laborales expertos en auditoría laboral recomendamos esta práctica para todo tipo de empresas. Con el objetivo de general tranquilidad y confianza a cada uno de los clientes.
La auditoría laboral tiene como objetivos:
- Detectar a tiempo irregularidades y prevenirlas antes de una posible inspección realizada por un ente regulatorio o eventuales reclamaciones judiciales por trabajadores o extrabajadores.
- Verificar que se cumple toda la normativa vigente.
- Determinar si cada trabajador tiene el contrato más adecuado para su caso.
- Evitar posibles conflictos laborales.
- Contar con la información actualizada ante la compraventa, fusión o absorción de empresas.
- Mejorar la toma de decisiones.
¿Cuáles son las fases de ejecución de auditoría laboral que realiza Álvarez Liévano Laserna?
En la Firma realizamos el proceso de auditoría laboral en 4 fases: la primera, la denominamos recolección de la información, en esta instancia planificamos una reunión inicial con el cliente y compartimos un formulario de información que requerimos para iniciar el proceso de auditoría. A través de este formulario la empresa deberá diligenciar, en síntesis, la siguiente información:
- Cantidad de trabajadores.
- Tipos de esquema de contratación.
- Unidades de negocio.
- Jornadas laborales.
- Conceptos salariales y su liquidación.
- Cuota de aprendizaje y prácticas laborales.
- Régimen disciplinario.
- Estabilidad laboral reforzada.
- Cumplimiento de la Ley 1393 de 2010 en términos de aquellos eventos que se deben ampliar con base de cotización al sistema de seguridad integral.
- Cumplimiento de los instrumentos legales normativos exigidos como el reglamento interno de trabajo, reglamento de higiene, comité de convivencia laboral, COPASST, entre otros.
- Tercerización laboral
- Riesgo de solidaridad.
- Revisión de conceptos creados en el sistema de nómina.
- Aportes al sistema de seguridad social.
- Reporte de novedades en la PILA.
En la segunda etapa, luego de que el cliente entrega la información inicial, se hace el requerimiento de información adicional y/o la resolución de dudas particulares, programando de ser necesario otra reunión con el cliente para profundizar en las necesidades específicas.
En la tercera etapa, se realiza un informe entregable, el informe de auditoría, en el que se registran nuestros conceptos y recomendaciones y se especifican las oportunidades de mejora y eventuales riesgos.
Finalmente, en la cuarta etapa se realiza un acompañamiento por parte de la Firma para la implementación de las mejoras descritas en el informe y se lleva a cabo una presentación al cliente de este último, con el fin de explicar de manera general su contenido, las recomendaciones y oportunidades de mejora planteadas, siempre con el objetivo de mitigar cualquier riesgo.
¿Por qué las compañías deben contratar una asesoría de auditoría laboral?
1. Optimización de procesos.
Es importante crear y ejecutar en las compañías esquemas de prevención. Por tanto, existan o no dudas acerca del cumplimiento normativo laboral al interior de una empresa, es importante solicitar un servicio de asesoría enfocado en una auditoría con el fin de evidenciar los eventuales incumplimientos u oportunidades de mejora que puedan existir, y así no solo prevenir riesgos sino optimizar el tiempo y el dinero si se llegare a presentar algún siniestro.
2. Transparencia en los procesos.
Si la compañía va a ser objeto de una auditoría laboral interna, una persona externa a la empresa se encargará de todo. La imparcialidad y objetividad permitirá tomar decisiones más acertadas.
3. Gestión de información
Mantener en orden los trámites y gestiones laborales es una tarea robusta, por lo que al momento de contar con una asesoría de auditoría laboral el proceso se hace más ligero.
Recomendaciones prácticas que debe tener en cuenta una empresa al momento de realizar una auditoría
La recomendación práctica más importante, en nuestro criterio, es que la persona que participará en el proceso de auditoria por parte del cliente, que acompañará a la firma en el proceso, comparta la totalidad de la información que sea requerida y necesaria e igualmente manifieste sus preocupaciones, inquietudes y miedos en términos legales laborales.
La comunicación y la confianza entre el cliente y la firma es un factor determinante, toda vez que será con base en la información otorgada que como asesores podremos sugerir las mejores prácticas y formas de implementar las recomendaciones plasmadas en el informe de auditoría.
Finalmente, no puede perderse de vista que el hecho de corregir eventuales falencias o aplicar mejoras al interior de la empresa, se va a traducir en evitar más adelante procesos judiciales, querellas e investigaciones administrativas, sanciones por parte de entes de vigilancia e incluso ceses de actividad.