La reciente Ley 2191 de 2022 define la desconexión laboral como el derecho que tienen los trabajadores y servidores públicos a no tener contacto, por cualquier medio o herramienta, bien sea tecnológica o no, para cuestiones relacionadas con su ámbito o actividad laboral, en horarios por fuera de la jornada (ordinaria, máxima o convenida), ni en sus vacaciones, licencias o descansos.
Aquí un análisis de las preguntas más frecuentes que ha suscitado esta novedad normativa.
1. ¿Qué obligaciones para el empleador contiene la Ley de Desconexión Laboral?
Esta norma no solo establece que los empleadores deberán respetar el derecho de los trabajadores a la desconexión laboral que inicia una vez finalizada la jornada laboral omitiendo tener contacto con éstos por cualquier medio o herramienta, sino que deberá garantizar que los colaboradores disfruten de los tiempos de descanso, licencias, permisos, vacaciones y de su vida personal y familiar. Para tales efectos, los empleadores tienen la obligación de contar con una política de desconexión laboral de reglamentación interna y abstenerse de dictar órdenes o instrucciones en tales momentos.
2. ¿Qué debe contener la política de desconexión laboral a implementar?
La política de desconexión laboral que obliga la ley en mención deberá tener, como mínimo:
a. La forma como se garantizará y ejercerá el derecho a la desconexión incluyendo lineamientos frente al uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
b. Un procedimiento que determine los mecanismos y medios para que los trabajadores o servidores públicos puedan presentar quejas frente a la vulneración del derecho, a nombre propio o de manera anónima.
c. Un procedimiento interno para el trámite de las quejas que garantice el debido proceso e incluya mecanismos de solución de conflicto y verificación del cumplimiento de los acuerdos alcanzadas y de la cesación de la conducta.
3. ¿Es necesario modificar el Reglamento Interno de Trabajo?
No. Tal y como lo indicamos anteriormente, la norma habla de la obligación de los empleadores de contar con una política más no de modificar el Reglamento Interno de Trabajo. Así las cosas, el empleador puede perfectamente diseñar una política unilateral o consensuadamente a través de la garantice el cumplimiento de la ley sin modificar el reglamento ya existente, máxime cuando el procedimiento de modificación del reglamento interno de trabajo contiene una serie de pasos y requisitos que podrían hacer engorrosa su publicación y dilatar su ejecución.
4. ¿La sección del procedimiento que determine los mecanismos y medios para que los trabajadores presenten quejas por la presunta vulneración del derecho a la desconexión laboral debe contar con términos específicos?
No. Sin perjuicio de que la empresa podría establecer términos específicos para la presentación de la queja y la resolución de éstas, lo cierto es que la norma no determinó tal obligación. No obstante, lo recomendable es que se incluya dentro de la política que los trabajadores tendrán un término específico para interponer la queja desde la ocurrencia de las presuntas conductas y eventualmente los tiempos de respuesta para ello. Tales términos deberán estar sintonizados con la realidad de cada negocio y responder a criterios de razonabilidad y proporcionalidad.
5. ¿Qué excepciones contempla la norma?
Las excepciones que están contenidas en la ley son:
a. Los trabajadores y servidores públicos que desempeñen cargos de dirección, confianza y manejo;
b. Los trabajadores que por la naturaleza de la actividad o función que desempeñan deban tener una disponibilidad permanente;
c. Situaciones de fuerza mayor y caso fortuito;
d. Los eventos de comunicación para garantizar la continuidad del servicio y casos de urgencia, debiendo justificarse la inexistencia de otra alternativa viable.
6. Los trabajadores de dirección, confianza y manejo usualmente cuentan con una cláusula en el contrato de trabajo que establece que deberán laborar “el tiempo que sea necesario para cumplir las funciones de su cargo”. Con la nueva ley, ¿esta cláusula es válida?
Sí continúa siendo válida, en atención a que los trabajadores de dirección, confianza y manejo no están sujetos a lo dispuesto en la ley de desconexión laboral, conforme lo establece el artículo 6° de la norma.
7. ¿El empleador podría asignar tareas de trabajo, por ejemplo, mediante correo electrónico en un horario por fuera de la jornada laboral, haciendo la salvedad que la atención las mismas deberá realizarse dentro de la jornada día siguiente?
La Ley 2191 de 2022 es clara en señalar que la garantía del derecho a la desconexión laboral se garantiza al no tener contacto con los trabajadores por fuera de su jornada laboral, lo que implicaría que estos, en principio, no podrían recibir ningún tipo de comunicación u orden en un horario por fuera de la jornada, inclusive haciendo la salvedad de que el requerimiento debe ser atendido al día siguiente. Así las cosas, y si bien pueden existir casos excepcionales -como por ejemplo trabajadores en el extranjero o casos de urgencias-, lo cierto es que se debe garantizar el derecho a los trabajadores a no tener contacto para cuestiones relacionadas con su ámbito o actividad laboral en horarios por fuera de la jornada ordinaria o máxima legal, ni es sus vacaciones, licencias, permisos o descansos.
Para ello, lo recomendable es que las Compañías implementen jornadas de capacitación para quienes sean jefes al interior de la empresa y tengan personal a su cargo, con el fin de evitar futuras reclamaciones por la violación de este derecho, a través de la implementación de mejores prácticas de gestión del tiempo o de las tareas. Para ello, incluso, se puede hacer uso de herramientas tecnológicas que permitan programar envíos o respuestas automáticas.
8. ¿Qué ocurre con los trabajadores que se encuentren prestando sus servicios desde otro país respecto del cual exista una diferencia horaria?
A nuestro juicio, si el contrato de trabajo fue suscrito con una empresa domiciliada en Colombia, siendo esta quien ejerce la subordinación, no existe obligación de que las órdenes, correos electrónicos, mensajes de datos, etc. sean comunicados teniendo en cuenta el horario del país en el que se encuentre el trabajador. En ese sentido, lo procedente sería aclarar en la política de desconexión laboral que estos trabajadores no están obligados a atender o hacer revisión de las comunicaciones o requerimientos, sino hasta el inicio de su jornada laboral al día siguiente, de ser el caso.
9. ¿Con la Ley de Desconexión Laboral se crean obligaciones para los trabajadores?
Aunque ha sido una discusión prolífica y aun inacabada, verdaderamente, no. La Ley de Desconexión Laboral impone obligaciones pasivas al empleador (en la modalidad de abstenerse de contactar al trabajador fuera de sus horarios de trabajo) y otras obligaciones activas como crear y mantener una política para garantizar el derecho y un mecanismo de recepción y trámite de quejas. Ningún aparte específico está dirigido a contemplar obligaciones especiales a los trabajadores beneficiarios del derecho. Sin embargo, ello no obsta para que en la política creada por el empleador existan buenas prácticas de implementación de la ley que involucren activamente a los trabajadores.
10. ¿Los miembros de las brigadas de emergencia de los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo pueden ser considerados dentro de los trabajadores exceptuados bajo la denominación de “organismos de socorro”?
Por regla general, no. Los trabajadores que tienen roles dentro de los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo lo hacen dentro del giro ordinario de sus funciones y dentro de su jornada, lo que supone que no necesariamente deben asumir una posición de responsabilidad por fuera de la misma. Además, la catalogación de “organismo de socorro” hace referencia a las autoridades civiles o políticas que tienen una función legal o reglamentaria prevista para ello sin que admita razonablemente interpretaciones demasiado laxas.
