Proceso de fiscalización laboral

Proceso de fiscalización laboral

  • On 12 de mayo de 2022

En Colombia, las empresas pueden ser objeto de procesos de fiscalización o determinación de obligaciones, que tienen como finalidad verificar la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales al Sistema Integral de Seguridad Social. 

En la actualidad, empleadores y personas naturales en calidad de aportantes, se han visto inmersos en procesos de fiscalización por presuntos incumplimientos sumamente cuantiosos, lo que ha acentuado la importancia de que se realice un análisis cuidadoso respecto del manejo de la nómina al interior de las empresas, así como del pago de los aportes a seguridad social. 

Por ello, desde Álvarez Liévano Laserna, deseamos profundizar en el tema con uno de nuestros expertos, Camilo Solano, abogado especialista en derecho laboral y candidato a título de especialista en derecho tributario, con una experiencia de seis años en los procesos de fiscalización laboral en Colombia.

Continúe leyendo y conozca cómo optimizar los procesos de nómina y pago de aportes de su organización.

¿Qué es la fiscalización laboral?

Según la UGPP, la fiscalización laboral consiste en un proceso que tiene la finalidad de validar la correcta y oportuna liquidación de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social por parte de los empleadores y personas naturales en calidad de aportantes, mediante el requerimiento a los presuntos evasores y la imposición de sanciones cuando ello proceda.

Para ello, el ente regulador determina si el devengo o gasto laboral de las empresas tiene una estrecha relación con los aportes declarados y pagados a través de las planillas de autoliquidación de aportes -PILA o si, por el contrario, estos no se realizaron correctamente, caso en el cual se determinarán ajustes por inexactitud, mora y omisión.

¿Cuáles son las entidades de fiscalización en materia laboral en Colombia y cuál es su impacto para las empresas?

La entidad principal es la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de La Protección Social), que nació en el año 2007 y se consolidó en el 2012 con la Ley 1607 del mismo año, pues con anterioridad a esta norma el impacto de la Unidad en el medio empresarial fue muy limitado. No obstante, en la actualidad es posible afirmar que la UGPP es una entidad robusta con un nivel técnico y organizacional definido y muy rigurosa al momento de fiscalizar a los aportantes.

De igual forma, encontramos otras entidades que también realizan procesos de verificación por aportes, como son las Cajas de Compensación Familiar, el ICBF y el SENA.

En cuanto al impacto, debe precisarse que, en un principio, la Unidad tomó por sorpresa a muchas empresas, en la medida en que no existía total claridad sobre los criterios para determinar las inexactitudes, moras y omisiones en materia de seguridad social. Ello, en razón a que contamos con una normatividad muy técnica, que había sido inicialmente interpretada de manera aislada a las prácticas laborales, circunstancia que generó posturas muy controvertidas por parte de la UGPP y ejemplo de ello es el conocido Acuerdo 1035 de 2015, disposición que tuvo por finalidad aplicar al interior de la Unidad criterios orientadores al momento de fiscalizar y que hoy se encuentra en total desuso, debido a los cambios jurisprudenciales y criterios más acordes con las normas en materia laboral.

¿Cuál es el principal insumo para afrontar un proceso de fiscalización?

En primera medida, el principal insumo para obtener el detalle del gasto y el esquema de compensación de las empresas es la contabilidad y la información de la nómina, información que para la Unidad constituye la herramienta por excelencia para fiscalizar a las organizaciones.

Otra herramienta muy importante son los acuerdos, políticas, contratos, convenciones o pactos colectivos que detallan la naturaleza de cada uno de los pagos efectuados a los trabajadores y permiten desvirtuar los valores inexactos, omisos o en mora fiscalizados por parte de la UGPP.

Por último, pero no menos importante, encontramos las planillas de autoliquidación de aportes, comprobantes de nómina, entre otros soportes, que nos permiten demostrar la forma como se consolidó el devengo en cabeza del colaborador y se declaró el aporte en materia de Seguridad Social.

¿Qué actividad debe desarrollar la empresa cuando es notificada de un proceso de fiscalización?

Inicialmente, la invitación a todas las empresas es realizar una entrega correcta y oportuna de la información contable y de nómina. En efecto, este primer paso para nosotros es fundamental, en la medida que la Unidad desconoce y no comprende cómo se realiza el gasto laboral en las organizaciones. En ese sentido, si la empresa  realiza una entrega de la información clara y oportuna, es muy probable que no vaya a tener inconvenientes futuros y que los ajustes que se llegasen a determinar tengan una estrecha relación con la contabilidad y con el ingreso real en cabeza de los trabajadores. 

Por estas razones, siempre aconsejamos que las empresas realicen una entrega de la información adecuada y completa, que nos permita evitar a futuro ajustes desproporcionados, así como fiscalizaciones que sean contrarias a la realidad de la contabilidad y de la nómina.

¿Cuál es el estatus actual del desarrollo normativo en los procesos de fiscalización?

En la actualidad han existido muchas interpretaciones en torno a la correcta determinación y liquidación de los aportes, situación que ha dificultado consolidar criterios por parte de la Unidad y de los empleadores en su calidad de aportantes, máxime cuando la UGPP, en muchas ocasiones, aplica criterios contables sin tener en cuenta la realidad de la nómina y la forma como las empresas consolidan el gasto laboral en armonía con las normas en materia de Seguridad Social.

Ahora, desde nuestra práctica hemos sido muy rigurosos tanto en sede administrativa como judicial, para que se apliquen en su integridad las normas laborales, se realice una interpretación adecuada de las reglas para la determinación de los aportes parafiscales y se incorporen de manera correcta en materia tributaria. Sin embargo, no debemos pasar por alto que quien conoce de estos asuntos es la Sección Cuarta de la jurisdicción contenciosa administrativa, quien es la encargada de resolver asuntos eminentemente tributarios y quien ha interpretado las normas laborales desde su experticia, situación que en la actualidad ha dificultado fortalecer criterios normativos en torno a la determinación y liquidación de los aportes a la seguridad social.

¿Cómo se ha comportado la UGPP en los últimos años? ¿En que ha concentrado sus esfuerzos como entidad fiscalizadora?

En términos generales, la Unidad ha adoptado en los últimos años criterios más prudentes e interpretaciones más coherentes; no obstante, existen muchos puntos sobre los cuales el debate está abierto. Por ello, hemos insistido en que se realicen fiscalizaciones adecuadas, evidenciando que en la mayoría de los casos la Unidad ha comprendido y ajustado sus posturas atendiendo a las prácticas en materia laboral.

En la actualidad, la Unidad continúa ejerciendo sus facultades de fiscalización por aportes; sin embargo, y en atención a los recursos estatales entregados a las empresas en virtud del Programa de Apoyo al Empleo Formal – PAEF, debido a la crisis económica generada por la pandemia causada por el COVID -19, la UGPP se encuentra igualmente realizando acciones persuasivas y de fiscalización de dichos recursos. En consecuencia, esto también genera una invitación a las empresas a que revisen exhaustivamente el cumplimiento de los requisitos para acceder a estos recursos entregados por el Gobierno y así evitar procesos de fiscalización futuros.

¿Cómo evitar un proceso de fiscalización?

Con base en nuestra experiencia, siempre invitamos a las empresas para que tanto la contabilidad como la nómina, así como todos los acuerdos y esquemas de compensación se encuentren en armonía, ya que, en algunas ocasiones hemos encontrado que si bien existe un esquema de compensación adecuado para los trabajadores, no se le da el efecto pretendido en la nómina y la contabilidad, circunstancia que puede generar inexactitudes en los aportes. En consecuencia, nuestro principal consejo para las empresas es que consoliden de manera adecuada su contabilidad y nómina, para que, a partir de ahí, se realice una interpretación correcta de las normas en materia de seguridad social.

En la actualidad ¿En qué deben concentrar sus esfuerzos las empresas para evitar cobros en materia de Seguridad Social?

La invitación que se le realiza a todas las empresas, de una parte, es a revisar el eventual pasivo por aportes existentes con cada uno de los subsistemas que integran el Sistema Integral de Seguridad Social, con el objetivo de evitar procesos de cobros coactivos y/o verificación de aportes, especialmente en el Sistema General de Pensiones.

Para los efectos, es importante tener en cuenta que las distintas entidades pertenecientes al Sistema General de Pensione, se encuentran realizando el cobro de supuestos aportes en mora dejados de pagar desde el año 1994, así como de los respectivos intereses, situación que se traduce en obligaciones extremadamente cuantiosas para las empresas, por lo cual aconsejamos revisar detalladamente estos cobros efectuados y tomar todas las acciones tendientes a depurar aquellas sumas de dinero en mora.

Además de lo anterior, es importante que las empresas realicen un uso adecuado de las planillas integradas de autoliquidación de aportes, ya que en estos casos no se trata solamente de liquidar y pagar una cotización, sino además, hacer un uso adecuado y riguroso de las reglas de recaudo por aportes de conformidad con la nómina y la consolidación del gasto laboral.

¿Qué actividades conexas se realizan ante un proceso de fiscalización?

Una vez nos llega el proceso de fiscalización, comúnmente evidenciamos que las empresas tienen algunas inconsistencias en la  contabilidad y el módulo de nómina y, por tanto, no se trata solamente de ejercer la defensa dentro del proceso de fiscalización, sino que va más allá, en el sentido de realizar los ajustes necesarios en la nómina en atención a los hallazgos evidenciados.

¿Qué se espera en un futuro por parte de los entes de control en materia de Seguridad Social?

Por parte de entidades como la Unidad, Fondos de Pensiones, Cajas de Compensación, el ICBF o el SENA, se espera que consoliden la información por aportes a partir el uso adecuado de las tecnologías de la información al momento de fiscalizar o verificar los aportes en mora que tengan las empresas, ya que en la actualidad, pese a que se ha realizado un esfuerzo por implementar estrategias que prioricen herramientas tecnológicas,  todavía se realiza un tratamiento de los datos de manera tradicional, como son las planillas físicas.

A futuro se espera que se maneje la información a través de los sistemas de nómina electrónica, que permitan realizar un análisis aritmético adecuado en materia de aportes, acorde con la realidad de la nómina de todas las empresas.